organiser kermesse

Organiser une super Kermesse

Organiser une super kermesse nécessite une bonne dose de préparations et d'astuces à connaître.

Avant tout, n'hésitez pas à contacter les anciens représentants de parents d'élèves. Tels des Maîtres Jedi à leurs jeunes Padawan, ils ont l'habitude de transmettre leur savoir à leurs successeurs. Leurs archives personnelles sont souvent très riches d'enseignements : liste des achats à effectuer, liste des contacts pour le prêt de matériel, retro-planning organisationnel, etc. ...

Du renfort pour préparer la Kermesse !

Pour solliciter les parents d'élèves et les inciter le plus efficacement possible à prendre part à la kermesse, l'usage du petit mot dans le cahier de liaison reste ce qu'il y a de plus efficace. Dans le texte, on soulignera le fait que cette fête est organisée dans le seul but de faire plaisir à tous les enfants de l'école après une longue année de travail. Il est aussi intéressant de rappeler à quel point cela rend fiers les enfants d'avoir un parent dans l'organisation. Enfin, il est également nécessaire d'organiser une ou plusieurs réunions de préparation et d'y convier l'ensemble des parents volontaires. Vous trouverez ici quelques exemples de petits mots à diffuser aux parents d'élèves (lien vers mots à imprimer)

A quel moment organiser la Kermesse ?

Partant du principe que ce rendez-vous annuel est le point d'orgue de l'année scolaire, la date de la kermesse sera fixée de préférence sur la dernière quinzaine avant les vacances d'été. Pour ce qui concerne le jour, il y a deux écoles. Ceux qui préfèreront l'organiser juste après l'école, un vendredi, par exemple, et il y a ceux qui préfèreront l'organiser sur le temps du week-end. Tout dépendra de la disponibilité des enseignants et des parents d'élèves organisateurs. Les deux formules présentent avantages et inconvénients.
Le vendredi permet de ne bloquer personne, enseignants et famille, sur le temps du week-end, mais cela nécessite que les parents organisateurs prennent un congé pour effectuer la mise en place. La durée de jeu est également plus limitée que sur une après-midi entière, et encore plus si vous prévoyez un repas.
Le samedi offre la possibilité d'avoir à la fois plus de temps de préparation (la matinée, par exemple) et plus de temps de jeu. Il sera également plus facile d'intégrer un temps de spectacle ou de remise de prix en fin de matinée puis d'enchainer avec un déjeuner festif avant d'ouvrir les stands de jeu en tout début d'après-midi.
Côté rétro-planning, On peut enclencher les premiers préparatifs liés à la collecte de lots dès le mois de février (voir article Où trouver des lots de kermesse ?) et prévoir de fixer les dates des réunions d'organisation.

Un air de fête à la Kermesse

Une kermesse sans déco ne serait pas vraiment une kermesse ! Pour donner un air de  fête, les enfants seront ravis d'être mis à contribution. La réalisation de guirlandes en papiers, fanions ou autres déco "do it yourself" peut être l'objet d'un projet pédagogique artistique en lien avec les enseignants ou directement intégrée à un atelier périscolaire.

Autre option, de la même manière que pour les lots, les sites web marchands spécialisés proposent  très souvent une rubrique déco avec des ballons à gonfler en quantité et bien moins chers qu'en hypermarché, des guirlandes toutes prêtes et des kits déco.
http://www.initiatives.fr/
http://www.toutpourvosfetes.fr/
http://www.izdeguiz.com/
http://www.kermesse-discount.fr/

Et la musique, dans tout ça ?

Pour assurer l'ambiance sonore, rien de tel qu'une petite sono et les compilations festives de Monsieur Denis, le prof rigolo des CM2. Mais, attention, en matière de diffusion musicale, tout n'est pas permis.
Légalement, pour pouvoir diffuser de la musique lors d'une fête d'école ou une kermesse dans le respect des droits d'auteur, il faut payer un forfait auprès de la Sacem. Rassurez vous, il est inutile de dresser la liste exacte des morceaux de Patrick Sébastien qui seront diffusés. Les démarches sont simplifiées et peuvent se faire directement en ligne sur le site de la Sacem (lien : https://clients.sacem.fr/autorisations/kermesse-ou-fete-des-ecoles )
Différents forfaits sont proposés à partir de 44,12 € TTC, payables avant la kermesse. Bon à savoir : en déclarant la manifestation à l'avance, une réduction de 20% est cumulable avec celle réservée aux associations reconnues « Education Populaire ».

Quel repas à la kermesse ?

Le stand restauration est un incontournable des kermesses. Il faut pouvoir y trouver des boissons fraiches et de quoi caler les petits creux. Côté boissons, il est nécessaire de restreindre les choix dans les boissons fraiches afin de limiter les risques de se retrouver avec des invendus et de faciliter la tâche de ceux qui tiendront la buvette. Un soda de type cola, un jus de fruit, une mini bouteille d'eau seront largement suffisants. On privilégie les cannettes pour une question pratique. On peut acheter ces boissons directement au supermarché en prévoyant d'effectuer une commande une ou deux semaines à l'avance. Prenez contact avec le magasin afin de négocier avec lui la possibilité de retourner les invendus non déballés. La plupart des magasins accepte de le faire et cela vous permettra de ne pas vous retrouver avec 75 canettes de Cola sur le bras après la kermesse. Si un repas est organisé, vous pouvez également prévoir des boissons vendues à la bouteille.

Important : prévoir de quoi tenir au frais ces boissons ! Des bacs étanches remplis d'eau auxquels vous intègrerez des bouteilles préalablement congelées feront parfaitement l'affaire.
Crêpes et gâteaux confectionnés par les parents d'élèves ont toujours beaucoup de succès et restent les moyens les plus rentables pour garnir les caisses de la coopérative scolaire. Pour cela, un petit mot dans le cahier de liaison sera à diffuser quelques semaines avant la kermesse en demandant aux parents de signaler la quantité de crêpes ou gâteaux qu'ils apporteront le jour J pour le stand. Cela vous permettra de prévoir d'acheter un éventuel complément en même temps que les boissons si nécessaire.

Côté repas, plusieurs options s'offrent à vous. Le pique-nique / panier repas apporté par les parents avec partage et mise en commun des tartes salées et salades. Le stand de saucisses frites avec réservation préalable afin de prévoir les justes quantités. Le plat unique géant type paëlla, préparé par un traiteur, avec réservations préalables également. Cette dernière option, bien moins difficile à organiser, est également la plus onéreuse. A vous de voir en concertation avec l'ensemble des parents d'élèves celle qui remporte le plus d'adhésions.


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